KAPITOL, a.s.

Divize KAPITOL Gold

Informační memorandum o zpracování osobních údajů pro zájemce o spolupráci

(dále jen „Informační memorandum“)

Divize KAPITOL Gold není samostatný subjekt, je jednou z částí distribuční sítě společnosti KAPITOL, a.s. (dále jen KAPITOL). Divize KAPITOL Gold se zaměřuje výhradně na zprostředkování investic do zlata a drahých kovů.

Správcem osobních údaje získaných v průběhu procesu náboru nových poradců Divize KAPITOL Gold je společnost KAPITOL, a.s., se sídlem v Brně, Vlněna 526/3, Trnitá, 602 00 Brno, IČO: 60751070, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl B, vl.1604.

V souladu s nařízením Evropského Parlamentu a Rady EU č. 2016/67 – Obecné nařízení o ochraně osobních společnost a z.č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů poskytuje toto Informační memorandum fyzickým osobám, které mají zájem o spolupráci s KAPITOLem a jejichž osobní údaje jsou zpracovávány na základě náborové činnosti divize KAPITOL Gold, jasný a přehledný výčet osobních údajů, které o nich KAPITOL zpracovává, za jakým účelem a po jakou dobu jsou tyto osobní údaje zpracovávány a zejména poskytuje přehledný výčet práv fyzických osob a postupů, jak tyto práva mohou vůči KAPITOLu uplatnit.

Jaké osobní údaje zpracováváme?

Zpracováváme následující osobní údaje:

Identifikační údaje, kterými se rozumí zejména jméno, příjmení, titul, datum narození, pohlaví
Kontaktní údaje, kterými se rozumí osobní údaje, které nám umožňují kontakt s Vámi, zejména kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa
Údaje související s výkonem práce, kterými se rozumí zejména informace o Vašem vzdělání, absolvovaných školení, předchozí zkušenosti a reference

Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?

V rámci náborového procesu zpracováváme osobní údaje pro různé účely a v různém rozsahu. Osobní údaje přitom zpracováváme na základě kroků vedoucích k uzavření smlouvy o obchodním zastoupení a na základě našich oprávněných zájmů. V souvislosti s náborem nových poradců nezískáváme souhlasy se zpracováním osobních údajů na nezpracováváme žádné osobní údaje na jejich základě.

Zpracování na základě kroků vedoucích k uzavření smlouvy

Na základě kroků vedoucích k uzavření smlouvy zpracováváme Vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje související s výkonem práce, a to za účely hodnocení zájemců o spolupráci a provedení náborového procesu. Konkrétně proto, abychom Vás mohli zvát na pohovory a komunikovat s Vámi.

Pro tyto účely osobní údaje zpracováváme po dobu trvání náborového procesu.

Zpracování na základě našich oprávněných zájmů

Na základě našich oprávněných zájmů zpracováváme Vaše identifikační a kontaktní údajeaúdaje související s výkonem práce, a to za účelem ochrany našich právních nároků. Proti takovému zpracování máte právo kdykoliv podat námitku, která může být uplatněna způsobem podrobněji popsanou v kapitole „Právo vznést námitku proti zpracování“.

Pro tyto účely osobní údaje zpracováváme po dobu trvání promlčecí doby (v délce maximálně 15 let od skončení náborového procesu) nároků vyplývajících nebo souvisejících s náborovým procesem prodlouženou o další jeden rok s ohledem na ochranu našich právních nároků. V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracováváme Vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takových řízení.

Zpracování osobních údajů třetích osob

Na základě oprávněného zájmu dále zpracováváme bez jejich souhlasu identifikační a kontaktní údaje osob, které byly uvedeny jako kontaktní u referencí, a to za účelem případného hodnocení zájemců o spolupráci. Tyto údaje zpracováváme po dobu trvání náborového procesu

Kdo Vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?

Všechny zmíněné osobní údaje zpracováváme my jako správce. To znamená, že my stanovujeme shora vymezené účely, pro které Vaše osobní údaje shromažďujeme, určujeme prostředky zpracování a odpovídáme za jeho řádné provedení.

Dále jsme povinni zpracovávané osobní údaje předávat orgánům státní správy, soudům, orgánům činným v trestním řízení, orgánům dohledu v případě, že nás o to požádají.

Z jakých zdrojů osobní údaje získáváme?

Nejvíce osobních údajů získáme přímo od Vás, tím že nám je sdělíte v rámci náborového procesu, ať již v rámci ústního pohovoru, životopisu nebo jiné dokumentace.

Vedle toho v omezeném rozsahu získáváme a dále zpracováváme osobní údaje získané od osob, které byly uvedeny jako kontaktní u Vašich referencí, z veřejně dostupných zdrojů, kterými jsou veřejné evidence (např. insolvenční rejstřík), a to vždy v souladu se zákonnými požadavky.

Jaká máte práva při zpracování osobních údajů?

Stejně jako my máme svá práva a povinnosti při zpracování Vašich osobních údajů, máte také Vy při zpracování Vašich osobních údajů určitá práva. Mezi tato práva patří:

Právo na přístup

Zjednodušeně řečeno máte právo vědět, jaké údaje o Vás zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu, kde Vaše osobní údaje získáváme, komu je předáváme, kdo je mimo nás zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním Vašich osobních údajů. To vše jste se dozvěděl v tomto Informačním memorandu. Pokud si však nejste jistý, které osobní údaje o Vás zpracováváme, můžete nás požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou z naší strany zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům. V rámci práva na přístup nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii Vám poskytneme bezplatně a další kopie s poplatkem.

Právo na opravu

Chybovat je lidské. Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o Vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, popřípadě doplnili.

Právo na výmaz

V některých případech máte právo, abychom Vaše osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů:

Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali,
využijete svého práva vznést námitku proti zpracování (viz níže kapitola „Právo vznést námitku proti zpracování“) u osobních údajů, které zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů, a my shledáme, že již žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, nemáme, nebo
domníváte se, že námi prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.

Ale mějte prosím na paměti, že i když půjde o jeden z těchto důvodů, neznamená to, že ihned smažeme všechny Vaše osobní údaje. Toto právo se totiž neuplatní v případě, že zpracování Vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro:

splnění naší právní povinnosti,
účely archivace, vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely, nebo
určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků (viz výše kapitola „Zpracování na základě našich oprávněných zájmů“).

Právo na omezení zpracování

V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo Vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení Vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě avšak nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Zpracování osobních údajů musíme omezit když:

popíráte přesnost osobních údajů, než se dohodneme, jaké údaje jsou správné,
Vaše osobní údaje zpracováváme bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co zpracovávat musíme), ale Vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení (např. pokud očekáváte, že byste nám v budoucnu takové údaje stejně poskytl),
Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro shora uvedené účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků, nebo
vznesete námitku proti zpracování. Právo na námitku je podrobněji popsáno níže v kapitole „Právo vznést námitku proti zpracování“. Po dobu, po kterou šetříme, je-li Vaše námitka oprávněná, jsme povinni zpracování Vašich osobních údajů omezit.

Právo vznést námitku proti zpracování

Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu (viz výše kapitoly „Zpracování na základě našich oprávněných zájmů“). Vaše osobní údaje v takovém případě nebudeme pro daný účel dále zpracovávat, pokud nebudeme mít závažné oprávněné důvody pro to, abychom v takovém zpracování pokračovali.

Právo podat stížnost

Uplatněním práv výše uvedeným způsobem není nijak dotčeno Vaše právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, a to způsobem uvedeným níže v kapitole „Jak lze uplatnit jednotlivá práva?“. Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy.

Jak lze uplatnit jednotlivá práva?

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se můžete obracet na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů. Aktuální kontaktní informace jsou dostupné na našich webových stránkách www.kapitol.cz v sekci „Kdo jsme“.

Pověřence lze kontaktovat kterýmkoliv z následujících prostředků:

Emailem na: dpo@kapitol.cz

Písemně na adrese: KAPITOL, a.s., Vlněna 526/3, Trnitá, 602 00, Brno, přičemž je nezbytné, aby byl podpis na uplatnění práv úředně ověřen.

Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti Vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění Vás samozřejmě budeme informovat.

Podání stížnosti u Úřadu pro ochranu osobních údajů

Stížnost proti námi prováděnému zpracování osobních údajů můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

Další informace a novinky z oblasti ochrany osobních údajů naleznete na našich webových stránkách www.kapitol.cz v záložce GDPR – Zásady zpracování osobních údajů.